Magnolia Bostad bildades 2009. Vår vision är att fler människor ska få bo som de vill. Vår väg dit är att utveckla bostäder med utgångspunkt från människors skilda behov, förutsättningar och drömmar.

Därför utvecklar och förädlar vi fastigheter med fokus på storstadsområden. Därför innehåller vår projektportfölj cirka 5700 bostäder. Och därför utmanar vi ständigt både oss själva och konventionerna i branschen för att främja hållbarhet och ett samhälle med större mångfald.

Behandling av personuppgifter

linje_sv

Vi skyddar dina personuppgifter

1. Inledning

Magnolia Bostad AB (publ), org-nr, 556797-7078, med besöksadress: Sturegatan 6, 114 35 Stockholm och utdelningsadress: Box 5853, 102 40 Stockholm (”Magnolia Bostad”) är ett publikt bolag som utvecklar nya boenden, såväl hyresrätter som bostadsrätter, vårdboenden, hotell och studentboenden i attraktiva lägen i Sveriges tillväxtorter och storstäder. Sedan 2017 är Svenska Vårdfastigheter AB en del av Magnolia Bostad. Verksamheten bedrivs i Magnolia Bostad och dess dotterbolag.

Inom Magnolia Bostad och i koncernen behandlas diverse personuppgifter. Vi värnar om din personliga integritet och eftersträvar alltid en hög nivå av dataskydd (t.ex. skulle vi aldrig sälja dina personuppgifter till ett annat företag). Magnolia Bostad strävar efter att i alla lägen se till att personuppgifter behandlas på ett lagenligt och korrekt sätt, samt att samtliga anställda eller uppdragstagare som behandlar personuppgifter för Magnolia Bostad AB:s räkning har de kvalifikationer och den kunskap som krävs.

Denna integritetspolicy (”Policyn”) innehåller regler och riktlinjer för den behandling av personuppgifter som görs av Magnolia Bostad i egenskap av personuppgiftsansvarig oavsett vilken typ av personuppgifter det är fråga om och vems personuppgifter det rör. Policyn förklarar hur vi samlar in och behandlar personlig information. Den beskriver också dina rättigheter och hur du kan göra dem gällande. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor, se kontaktuppgifter nedan.

2. Vad är en personuppgift

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Exempelvis kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

3. Var behandlar vi dina personuppgifter?

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT- system finns inom EU/EES. Vid systemmässig support och underhåll kan vi dock vara tvungna att överföra informationen till ett land utanför EU/EES, t.ex. om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Biträdet får i dessa fall endast ta del av den information som är relevant för ändamålet (t.ex. loggfiler).

Oavsett i vilket land dina personuppgifter behandlas vidtar vi alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.

4. Vilka personuppgifter behandlar vi om dig?

I följande avsnitt redogörs för vilka personuppgifter som behandlas vid olika tillfällen.

4.1 När du söker information om ett bostadsrättsprojekt
På Magnolia Bostads webbplats kan du anmäla ditt intresse för att erhålla information om ett specifikt bostadsrättsprojekt. Insamling sker via Magnolia Bostads webbplats, eller i någon av våra andra officiella kanaler för kontakt.

Personuppgifterna hanteras för att: Administrera intresseanmälningar för ett specifikt bostadsrättsprojekt genom att skicka ut löpande information om det aktuella projektet samt att förmedla uppgifterna till aktuell auktoriserad mäklare. Personuppgifterna får också användas för marknadsundersökningar av Magnolia Bostad samt dess personuppgiftsbiträden.

Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas av Magnolia Bostad är bland annat: namn, adress, e-postadress, telefonnummer och endast undantagsvis personnummer.

Rättslig grund: Samtycke från den registrerade. Du kan när som helst avstå från att ta emot information från oss genom att klicka på ”avsluta prenumeration” i e-post och SMS-kommunikation som vi skickar till dig.

Lagringsperiod: Personuppgifterna ska raderas när intressenten meddelat att han eller hon inte längre önskar stå kvar som intressent samt när den registrerade har köpt en bostadsrätt.

4.2 När du söker information om ett hyresrättsprojekt
På Magnolia Bostads webbplats kan du anmäla ditt intresse för att erhålla information om ett specifikt hyresrättsprojekt. Insamling sker via Magnolia Bostads webbplats, eller i någon av våra andra officiella kanaler för kontakt.

Personuppgifterna hanteras för att: Administrera intresseanmälningar för ett specifikt hyresrättsprojekt genom att skicka ut löpande information om det aktuella projektet samt att förmedla uppgifterna till part som sköter uthyrningen av hyresrätterna.

Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas av Magnolia Bostad är bland annat: namn, adress, e-postadress, telefonnummer och endast undantagsvis personnummer.

Rättslig grund: Samtycke från den registrerade. Du kan när som helst avstå från att ta emot information från oss genom att klicka på ”avsluta prenumeration” i e-post och SMS-kommunikation som vi skickar till dig.

Lagringsperiod: Personuppgifterna ska raderas när intressenten meddelat att han eller hon inte längre önskar stå kvar som intressent samt när hyresgästen har fått en bostad.

4.3 När du vill ha nyhetsbrev om Magnolia Bostad
På Magnolia Bostads webbplats kan du anmäla ditt intresse för att erhålla information om bolaget, s.k. nyhetsbrev. Insamling sker via Magnolia Bostads webbplats, eller i någon av våra andra officiella kanaler för kontakt.

Personuppgifterna hanteras för att: Distribuera nyhetsutskick till enskilda som anmält sitt intresse via vår webbplats, i enlighet med hur de själva valt att göra sin intresseanmälan för nyhetsutskick.

Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas av Magnolia Bostad är bland annat: namn, adress, e-postadress samt telefonnummer.

Rättslig grund: Samtycke från den registrerade. Du kan när som helst avstå från att ta emot information från oss genom att klicka på ”avsluta prenumeration” i e-post och SMS kommunikation som vi skickar dig.

Lagringsperiod: Personuppgifterna ska raderas när intressenten meddelat att han eller hon inte längre önskar ta emot information från Magnolia Bostad.

4.4 När du vill ta emot pressutskick
Magnolia Bostad är listad på Nasdaq Stockholm. Bolaget ska hålla med en särskild webbplats för IR-information samt erbjuda intressenter möjligheten att anmäla sig för erhållande av s.k. IR-information. Om du är aktieägare administreras dina uppgifter i aktieboken av Euroclear Sweden AB och de är personuppgiftsansvariga för behandlingar som sker i anslutning till uppdraget.

Personuppgifterna hanteras för att: Informationen som Magnolia Bostad innehar om enskilda personer är avsedd för att tillgodose den enskilde med den information denne anmält sig för. Magnolia Bostad kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där Magnolia Bostad har en rättslig skyldighet att göra så).

Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas av Magnolia Bostad är i sådana fall bland annat: namn, adress, e-postadress samt telefonnummer.

Rättslig grund: För att fullgöra rättslig förpliktelse samt samtycke från den registrerade.

Lagringsperiod: Personuppgifterna ska raderas när intressenten meddelat att han eller hon inte längre önskar ta emot information från Magnolia Bostad.

4.5 När du söker en utlyst tjänst eller på annat sätt söker jobb hos oss
När du söker arbete hos oss kan vi behandla vissa personuppgifter för att kunna hantera ansökningar, genomföra intervjuer och fatta beslut i ett rekryteringsförfarande.

Personuppgifterna hanteras för att: Personuppgifterna som Magnolia Bostad innehar om enskilda personer används för att hantera ansökningar, genomföra intervjuer samt beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande.

När ansökningar inkommer direkt till någon av Magnolia Bostads medarbetare eller via våra officiella kanaler, men utan att en tjänst är utlyst, kommer uppgifterna att raderas efter svar från oss. Vi kommer då att hänvisa till vår webbplats och platsen för lediga jobb.

Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas är bland annat namn, födelsedatum, adress, information om erfarenhet och färdigheter samt eventuellt fotografi.

Rättslig grund: Samtycke från den registrerade samt intresseavvägning.

Lagringsperiod: Magnolia Bostad lagrar aldrig uppgifter längre än nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Magnolia Bostad kan dock behöva lagra personuppgifterna efter det att rekryteringsförfarande är avslutat om vi bedömer det nödvändigt att spara dem för att hantera rättsliga krav som kan tänkas riktas mot Magnolia Bostad. Lagringsperioden är då två år.

4.6 När du är leverantör, samarbetspartner eller annan avtalspart till oss
När vi tecknar avtal med leverantörer, samarbetspartners och andra avtalsparter kan vi behöva behandla enskilda personers personuppgifter i skriftlig och/eller digital form i vår verksamhet, för att kunna administrera avtalen. Vi behandlar då enskilda personuppgifter för den eller de som är företrädare för avtalsparten. Det kan t.ex. vara köpare och säljare av, och entreprenörer i våra bostadsprojekt, men också ramavtalspartners och konsulter.

Personuppgifterna hanteras för att: Informationen som Magnolia Bostad innehar om enskilda personer hos leverantören eller andra samarbetspartners är avsedd för fullgörande av avtal och administration men Magnolia Bostad kan, från tid till annan, behöva överlämna information till relevant tredje man (inklusive, men inte begränsat till, situationer där Magnolia Bostad har en rättslig skyldighet att göra så).

Personuppgifter som behandlas: Personuppgifter som behandlas av Magnolia Bostad är i sådana fall bland annat: namn, adress, e-postadress, telefonnummer och endast undantagsvis personnummer.

Rättslig grund: Fullgörande av rättslig förpliktelse (om sådan föreligger) samt intresseavvägning.

Lagringsperiod: Avgörande för när personuppgifterna inte längre ska bevaras är när mellanhavandet mellan den personuppgiftsansvarige och avtalsparten har avslutats.

Personuppgifter som använts för allmän administration kommer att gallras efter avslutat avtal.

Vissa uppgifter som namn, utfört arbete, samt period för uppdraget kommer att sparas under den period som en tvist kan bli aktuell. Vidare kommer räkenskapsmaterial att sparas under en period om sju år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutats.

4.7 Särskilt om evenemang anordnade av Magnolia Bostad
Vi ordnar från tid till annan olika evenemang. Då kan vi bjuda in samarbetspartners och våra vänner och bekanta i branschen. För detta krävs normalt att du har någon form av affärsrelation till oss och vi använder då de kontaktuppgifter som har förmedlats till oss, eller samlats in i kontakt med den enskilde personen.

Personuppgifterna hanteras för att: Administrera inbjudan till evenemang.

Personuppgifter som behandlas: Namn, e-post, företag samt eventuella allergier.

Rättslig grund: Samtycke från den registrerade eller intresseavvägning.

Lagringsperiod: Personuppgifterna ska raderas när den registrerade meddelat att han eller hon inte längre önskar ta emot information från Magnolia Bostad. Du kan när som helst avstå från att ta emot information från oss genom att klicka på ”avsluta prenumeration” i din inbjudan och avregistrera dig från framtida utskick. Information om allergi rensas efter avslutat evenemang.

5. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter får inte lagras under längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till ändamålen med behandlingen. Magnolia Bostad genomför därför regelbundna gallringar bland lagrade personuppgifter och tar bort de uppgifter som inte längre behövs. För mer information gällande lagringstid hänvisas till respektive avsnitt under kapitel 4.

6. Till vem lämnar vi ut dina personuppgifter?

6.1 Personuppgiftsbiträden
I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Vi har personuppgiftsbiträden som hjälper oss med:

• IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support, mailutskick och underhåll av våra IT-lösningar).
• Mäklare vid bostadsrättförsäljningar.
• Marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer).
• Statistik, marknads- och kundanalyser

När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi kontrollerar alla personuppgiftsbiträden för att säkerställa att de kan lämna tillräckliga garantier avseende säkerheten och sekretessen för personuppgifter. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

6.2 Företag som är självständigt personuppgiftsansvariga.
Vi delar även dina personuppgifter med vissa företag som är självständigt personuppgiftsansvariga. Att företaget är självständigt personuppgiftsansvarig innebär att det inte är vi som styr hur informationen som lämnas till företaget ska behandlas. När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gällerföretagets integritetspolicy och personuppgiftshantering. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

• Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag eller vid misstanke om brott.
• Försäkringsbolag.
• Auktoriserade revisorer.
• Bostadsrättsföreningar när de utför personuppgiftshantering inom ramen för sin lagliga skyldighet enligt bl.a. bostadsrättslagen.
• Byggentreprenörer som Magnolia Bostad samarbetar med vid olika projekt.
• Mäklare när de utför personuppgiftshantering inom ramen för sin lagliga skyldighet enligt bl.a. fastighetsmäklarlagen.
• Teknisk samt ekonomisk förvaltare när de självständigt styr över hanteringen av personuppgifter.
• Hyresvärd vid hyresrättsuthyrning.

Om Magnolia Bostad agerar som personuppgiftsbiträde ska personuppgiftsbehandlingen ske i enlighet med den personuppgiftsansvariges instruktioner.

7. Rutiner vid insamlande av personuppgifter

7.1 Allmänt
Magnolia Bostad kan behandla personuppgifter på två olika sätt; dels genom att själv samla in eller ta emot uppgifterna och självständigt behandla dem, dels på uppdrag av andra bolag. Magnolia Bostad kan därmed agera både som personuppgiftsansvarig och som personuppgiftsbiträde. I alla lägen ska Magnolia Bostad behandla personuppgifter på ett sätt som undviker att kränka den registrerades personliga integritet.

Personuppgifter, inklusive data såsom namn och adresser, som du lämnar till Magnolia Bostad kommer att behandlas såväl manuellt som genom databehandling.

När Magnolia Bostad samlar in personuppgifter och behandlar dem ska detta ske på ett korrekt och ändamålsenligt sätt. Magnolia Bostads behandling av personuppgifter ska i alla lägen uppfylla kraven på behandling av personuppgifter.

Magnolia Bostad ser också till att i alla lägen skydda de personuppgifter som behandlas. Personuppgifter ska inte vara tillgängliga för fler personer än vad som är nödvändigt. Detta gäller såväl när Magnolia Bostad agerar som personuppgiftsansvarig som när Magnolia Bostad agerar som personuppgiftsbiträde. Anställda hos Magnolia Bostad ska endast ta del av de uppgifter som krävs för utförande av en arbetsuppgift.

Magnolia Bostad kan, från tid till annan, begära att den enskilda personen granskar och uppdaterar de personuppgifter som Magnolia Bostad innehar. Den enskilde personen är därutöver välkommen att granska och uppdatera informationen mer eller mindre regelbundet om så önskas. Magnolia Bostad ska på begäran av den enskilde personen rätta uppgifter som är felaktiga, ofullständiga eller missvisande. Den enskilde personen har också rätt att en gång per år – efter skriftlig begäran – få ett registerutdrag kostnadsfritt för att kunna kontrollera vilken information som finns registrerad om honom eller henne.

7.2 Från vilka källor hämtar vi dina personuppgifter?
Utöver de uppgifter du själv lämnar till oss, eller som vi samlar in från dig kan vi också komma att samla in personuppgifter från någon annan (s.k. tredje part). De uppgifter vi samlar in från tredje part är följande: Adressuppgifter från offentliga register för att vara säkra på att vi har rätt adressuppgifter till dig. Uppgifter om kreditvärdighet från kreditvärderingsinstitut, banker eller upplysningsföretag när så krävs för ingående av avtal.

8. Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du vissa rättigheter gällande dina personuppgifter som blir behandlade. Dessa rättigheter innebär i korthet att du ska få information om när och hur dina personuppgifter behandlas och ha kontroll över dina egna personuppgifter. Därför har du bland annat rätt att i vissa fall få dina uppgifter rättade, raderade eller blockerade, eller att få ut eller flytta dina uppgifter.

8.1 Rätten till tillgång
Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter som Magnolia Bostad registrerat om dig. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av Magnolia Bostad både när uppgifterna samlas in och när den registrerade annars begär det (vilket kan erhållas kostnadsfritt en gång per år).

8.2 Rätten till rättelse
Om vi behandlar felaktiga uppgifter om dig har du rätt till att få dessa rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med uppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen.

8.3 Rätten till radering
Du kan begära radering av personuppgifter som vi behandlar om dig när:

• uppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de har samlats in eller behandlats.
• du invänder mot en intresseavvägning vi har gjort baserat på berättigat intresse och ditt skäl för invändning väger tyngre än vårt berättigade intresse.
• personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse vi omfattas av.

Tänk på att vi kan ha rätt att neka din begäran ifall det finns legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Dessa skyldigheter kommer från bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, men också från konsumenträttslagstiftning. Det kan också hända att behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Skulle vi vara förhindrade att tillmötesgå en begäran om radering kommer vi istället att blockera personuppgifterna från att kunna användas till andra syften än det syfte som hindrar den begärda raderingen.

8.4 Rätt till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att vår behandling av dina personuppgifter begränsas. Om du bestrider att personuppgifterna vi behandlar är korrekta kan du begära en begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida personuppgifterna är korrekta. Om vi inte längre behöver personuppgifterna för de fastställda ändamålen, men du däremot behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, kan du begära begränsad behandling av uppgifterna hos oss. Det innebär att du kan begära att vi inte raderar dina uppgifter.

Om du har invänt mot en intresseavvägning av berättigat intresse som vi har gjort som laglig grund för ett ändamål kan du begära begränsad behandling under den tid vi behöver för att kontrollera huruvida våra berättigade intressen väger tyngre än dina intressen av att få uppgifterna raderade.

Om behandlingen har begränsats enligt någon av situationerna ovan får vi bara, utöver själva lagringen, behandla uppgifterna för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, för att skydda någon annans rättigheter eller ifall du har lämnat ditt samtycke.

8.5 Rätt att göra invändningar mot viss typ av behandling
Du har alltid rätt att slippa direktmarknadsföring och att invända mot all behandling av personuppgifter som bygger på en intresseavvägning. Du kan när som helst avstå från att ta emot information från oss genom att klicka på ”avsluta prenumeration” i e-post och SMS kommunikation som vi skickar dig. Du är alltid välkommen att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan för att få hjälp att tacka nej till vår kommunikation.

8.6 Rätten till dataportabilitet
Du har rätt att kräva att personuppgifter flyttas från oss till ett annat företag, myndighet eller organisation. Detta gäller bara sådana personuppgifter som du själv har lämnat.

8.7 Berättigat intresse
I de fall vi använder en intresseavvägning som laglig grund för ett ändamål har du möjlighet att invända mot behandlingen. För att kunna fortsätta behandla dina personuppgifter efter en sådan invändning behöver vi kunna visa ett tvingande berättigat skäl för den aktuella behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter eller friheter. I annat fall får vi bara behandla uppgifterna för att fastställa, utöva eller försvara rättsliga anspråk.

8.8 Hur hanterar vi personnummer?
Vi kommer bara att behandla ditt personnummer när det är klart motiverat med hänsyn till ändamålet, nödvändigt för säker identifiering eller om det finns något annat beaktansvärt skäl. Vi minimerar alltid användandet av ditt personnummer i så stor utsträckning som möjligt genom att, i de fall det är tillräckligt, istället använda ditt födelsedatum.

9. Cookies

Cookies är små filer som lagras på din dator när du besöker en webbplats. Filerna innehåller information om hur du använder webbplatsen och gör att webbplatsen kan fungera som det är tänkt. En del cookies är helt nödvändiga för funktionaliteten på webbplatsen medan andra används för att förstärka användbarheten och din användarupplevelse. Cookies sparas temporärt i din dators minne och tas automatiskt bort när besökaren stänger sin webbläsare. Vi använder oss också av andra sorters cookies som sparas i din dator tills du väljer att ta bort dem eller när cookien upphör. Genom att använda vår Webbplats godkänner du vår användning av cookies. Via din webbläsares inställningar bestämmer du vilka cookies som ska tillåtas, blockeras och raderas. Tänk på att funktioner på webbplatsen kan försämras om du väljer att inte tillåta cookies.

10. Kontaktuppgifter

Om du vill utöva dina rättigheter enligt Policyn ovan, eller har någon annan fråga kan du kontakta:

Magnolia Bostad
Sturegatan 6
Box 5853
102 40 Stockholm

+46 8 470 50 80
info@magnoliabostad.se

11. Uppdatering av policyn

Vi kan komma att göra ändringar i vår Policy vid behov. Den senaste versionen av Policyn finns alltid tillgänglig här på webbplatsen.